Disgrifiad o'r nwyddau neu'r gwasanaethau sydd eu hangen
1.0 GWYBODAETH PROSIECT
1.1 Y Corff Cleientiaid
1.1.1 Mae'r gwasanaethau sydd eu hangen ar gyfer cyflwyno penodiad hwn yn cael eu caffael gan Ymddiriedolaeth Castell y Gelli Cyf.
1.2 Cenfndir
1.2.1 Mae Ymddiriedolaeth Castell Y Gelli Cyf wedi derbyn arian gan Gronfa Dreftadaeth y Loteri a ffynonellau eraill i gyflwyno Prosiect Adfywio Castell Y Gelli:
Am y tro cyntaf mewn 800 mlynedd, mae'r Castell yng nghanol y Gelli Gandryll, sy'n fyd-enwog fel 'tref y llyfrau;, yn cael ei ddal mewn ymddiriedolaeth ar gyfer y cyhoedd. Bydd y prosiect yn achub a gwarchod y gorthwr a bwa Canoloesol sydd dan fygythiad, y plasty Jacobeaidd ac adain gwasanaethu diweddarach; adfer ac agor y giât hynafol - yr hynaf o'i fath yn y DU; adfer y cysylltiad hanfodol rhwng y Castell a'r dref; a chreu canolfan ddiwylliannol ac economaidd fywiog ar gyfer y celfyddydau a hyfforddiant.
Bydd y prosiect yn cynnwys sgiliau adeiladu traddodiadol a hyfforddiant coginio, oriel o safon amgueddfa a fydd yn cynnal arddangosfeydd teithiol o gasgliadau mawr; llwyfan wedi'i ddylunio'n sensitif yn uchel yng ngorthwr y castell a fydd yn creu profiad cofiadwy i ymwelwyr; ardal dysgu llawn cymeriad i ymgysylltu'r hen a'r ifanc; ystafell ddarllen ac archif; cegin arlwyo a chaffi; ac ystafelloedd digwyddiadau hyblyg. Bydd y prosiect yn creu swyddi newydd a chefnogi'r economi ranbarthol. Bydd Castell Y Gelli yn gyrchfan treftadaeth o bwys, gyda mynediad am ddim i bawb.
1.2.2 Mae'r Ymddiriedolaeth yn dymuno penodi ymgynghorydd Rheolwr Prosiect i ymgymryd â gwaith fel a ganlyn:
Darparu gwasanaethau rheoli prosiect i roi cyngor ar y broses gaffael OJEU i dendro am gontractwr, rheoli'r broses dendro a rheoli’r prosiect rheoli cyn-adeiladu ac adeiladu gan RIBA Cam 4 (dylunio technegol) trwy Gam RIBA 6 (trosglwyddo a chau allan ).
2.0 Y TENDR
2.1 Briff
2.1.1 Rhaid i'r Rheolwr Prosiect yn sicrhau ei fod / bod yn gwbl ymwybodol o ofynion diweddaraf y CDL (fframwaith strategol 2013-2018) ac yn hyddysg yn y canllawiau perthnasol ar gyfer y gwaith hwn. Bydd gofyn i'r Rheolwr Prosiect i ddeall y prosiect drwy dynnu ar waith, adroddiadau a chynlluniau sy'n bodoli eisoes ac ymchwil arall.
2.1.2 Mae cwmpas y gwaith ar gyfer y Rheolwr Prosiect wedi'i amlinellu isod. Sylwch fod 'Tîm Proffesiynol' yn cynnwys pensaer arweiniol ac ymgynghorwyr eraill.
2.1.3 Bydd y Rheolwr Prosiect yn gweithio'n agos gyda Rheolwr Gyfarwyddwr yr Ymddiriedolaeth a Phwyllgor Prosiect yr Ymddiriedolaeth. Bydd y Rheolwr Prosiect yn gyfrifol am sicrhau bod y broses gaffael ar gyfer y Contractwr(wyr) yn gadarn ac yn cydymffurfio â holl ddeddfwriaeth y DU ac Ewrop ar hyn o bryd ac nad ydynt yn destun unrhyw her.
2.2. Cwmpas y gwasanaethau ar gyfer Rheoli Prosiect trwy'r Cyfnod Cyflawni
1. Mynychu cyfarfodydd cleient, dylunio, prosiect, adeiladu a chyfarfodydd eraill.
2. Sefydlu strwythur a gweithdrefn ar gyfer cyfarfodydd prosiect, cynllunio, adeiladu a chyfarfodydd eraill gan gynnwys amledd, swyddogaeth, mynychwyr angenrheidiol, cadeirydd a chyfrifoldeb am gofnodi cyfarfodydd a chylchredeg adroddiadau a gwybodaeth arall. Ymgynnull, cadeirio a chofnodi cyfarfodydd prosiect.
3. Paratoi a chynnal Cynllun Gweithredu Prosiect (PEP) neu arf rheoli tebyg, gan nodi rolau a chyfrifoldebau'r cleient, y Tîm Proffesiynol, y contractwr ac isgontractwyr a chyflenwyr arbenigol. Sefydlu adolygiadau, cymeradwyo, amrywio a gweithdrefnau adrodd. Paratoi argymhellion i'w cymeradwyo gan y cleient.
4. Cytuno ar weithdrefnau adroddiadau ariannol a datblygiad gyda'r cleient a'r Tîm Proffesiynol. Gweithredu gweithdrefnau y cytunwyd arnynt.
5. Rhoi cyfarwyddiadau ar ran y cleient i'r Tîm Proffesiynol yn unol â thelerau eu penodiadau / contractau
6. Monitro perfformiad y Tîm Proffesiynol, ac adrodd i'r RG.
7. Cysylltu â'r Tîm Proffesiynol, paratoi a chynnal y rhaglen ar gyfer y dylunio technegol, caffael ac adeiladu'r prosiect. Monitro gwirioneddol yn erbyn y cynnydd a gynlluniwyd ac adrodd i'r RG.
8. Cysylltu â'r Tîm Proffesiynol a sefydlu strwythur a threfn ar gyfer:
i. Rheoli Ansawdd: Sefydlu adolygu, cymeradwyo, amrywio a gweithdrefnau adrodd. Paratoi argymhellion ar gyfer cymeradwyaeth gan yr RG.
ii. Rheoli Rhaglen: Sefydlu adolygu, cymeradwyo, amrywio a gweithdrefnau adrodd. Paratoi argymhellion ar gyfer cymeradwyaeth gan yr
RG.
iii. Rheoli Cost: Sefydlu adolygu, cymeradwyo, amrywio a gweithdrefnau adrodd. Paratoi argymhellion ar gyfer cymeradwyaeth gan yr RG.
iv. Paratoi dyluniad cynllun neu adroddiad tebyg sy'n crynhoi cynllun y prosiect, cost, a chofrestr risg. Sefydlu adolygu, cymeradwyo, amrywio a gweithdrefnau adrodd. Paratoi argymhellion i'w cymeradwyo gan y cleient.
v Nodi unrhyw gydrannau adeiladu a systemau cyflenwi hir dymor: Paratoi argymhellion ar gyfer cymeradwyaeth y Cleient.
9. Gyda'r SM a benodwyd, cadarnhau cwmpas y Contract Adeiladu. Gyda'r RG, sicrhau adolygiad cyfreithiol o gontractau.
10. Paratoi strategaeth rheoli risg. Diweddaru a chynnal cofrestr risg y prosiect i'r Cleient a chynghori ar waith ychwanegol sydd eu hangen gan drydydd parti.
11. Ar y cyd â'r RG a MS benodwyd, paratoi dogfennau tendro a chynghori ar opsiynau tendro a chaffael contract yn unol â OJEU.
i. Rheoli'r broses dendro a chreu dogfennau.
ii. Mynychu cyfweliadau tendro a chynorthwyo llunio set o gwestiynau a matricsau sgorio meini prawf
iii. Rhoi cyngor ar ddull dylunio a rhaglenni adeiladu tendrwyr a datganiadau dull.
iv. Ar y cyd â'r SM benodwyd, cysylltu â'r Tîm Proffesiynol a pharatoi adroddiad tendr. Paratoi argymhellion i'w cymeradwyo gan y cleient.
v. Cynnal trafodaethau gyda tendrwyr. Cael dogfennau oddi wrth y
Tîm Proffesiynol i gadarnhau addasiadau i swm y tendr.
12. Cael cadarnhad bod yswiriant gofynnol yn ei le cyn dechrau'r gwaith ar y safle.
13. Cael awdurdod gan y RG / cleient ar gyfer costau ychwanegol lle bo
terfyn awdurdod yr ymgynghorydd yn ormodol.
14. Cysylltu â'r RG/cleient, y Tîm Proffesiynol a'r contractwr a pharatoi a chynnal cynllun trosglwyddo, neu arf rheoli tebyg, gan nodi rolau a chyfrifoldebau'r cleient, y Tîm Proffesiynol a'r contractwr. Sefydlu adolygu, cymeradwyo, amrywiaeth a gweithdrefnau adrodd.
15. Gall gweinyddu contract neu beidio gael ei wneud gan y Rheolwr Prosiect. Mae’r Ymddiriedolaeth yn gofyn am ddyfynbris ar wahan ar gyfer y gwasanaeth hwn.
2.3 Amserlen ar gyfer Penodi Rheolwr Prosiect ac Amserlenni Prosiect
2.3.1 Rhagwelir y bydd y Rheolwr Prosiect yn cael eu penodi erbyn 1 Medi 2016.
2.3.2 Cyfeiriwch at y rhaglen amgaeedig sy'n dangos amserlen a ragwelir yr Ymddiriedolaeth i benodi'r Contractwr a cherrig milltir eraill.
2.3.3 Amserlenni Prosiect Dangosol yn cynnwys: Caniatâd Cynllunio a Chaniatadau 1 Hydref, 2016; CDL Caniatâd i Ddechrau Hydref 1, 2016; cyfnod cyflenwi i ddechrau ar 1 Hydref, 2016 ac yn dod i ben Chwefror 1, 2019; Dyfarnu Prif Gontractwr 1 Mai, 2017; Adeiladu i ddechrau 1 Mehefin 2017; a Chau 1 Chwefror 2019. Bydd y tendr yn ynghlwm a chamau'r prosiect, nid y dyddiadau penodol yma.
2.4 Cyflwyno Tendrau a Ffioedd
2.4.1 Rhaid i dendrau gael eu cyflwyno, mewn amlenni heb ei farcio, heb fod yn hwyrach na 22 Gorffennaf 2016 i'r Rheolwr Gyfarwyddwr (Nancy Lavin Albert). Dylai'r Tendrwyr ddarparu un copi caled cyflawn ac un fersiwn electronig.
Nancy Lavin Albert
Rheolwr-Gyfarwyddwr
Castell y Gelli
Y Gelli
Henffordd
HR3 5DG
2.4.2 Os, wrth wirio'r dogfennau Tendr, darganfyddir gwallau estynnol neu ychwanegol, bydd y Tendrwr yn cael y cyfle i gadarnhau eu cynnig a diwygio'r Tendr i gywiro gwallau o'r fath.
2.4.3 Mae'n ofynnol i dendrwyr i ddychwelyd y wybodaeth ganlynol:
1. Methodoleg y Prosiect - byr, yn gryno ac ymarferol o ran eu natur. Dylai hyn gynnwys datganiad ynghylch a yw’r rhaglen ddangosol yr Ymddiriedolaeth ar gyfer y prosiect yn gyraeddadwy.
2. Cyflwyno pris cyfandaliad sefydlog sy'n cynnwys yr holl dreuliau (heb gynnwys TAW). Cynnwys adnoddau (diwrnod y mis) a chyfradd dydd a gytunwyd ar gyfer gorswm posibl.
3. Cyflwyno pris cyfandaliad sefydlog sy'n cynnwys yr holl dreuliau (heb gynnwys TAW) ar gyfer cyflawni'r rôl Gweinyddu'r Contract.
4. CV o aelodau staff perthnasol. [Noder: Bydd yr Ymddiriedolaeth yn gofyn am Reolwr Prosiect allweddol sengl.]
5. Tystiolaeth o yswiriant PI (isafswm o £ 5 miliwn ar gyfer pob hawliad). Os nad yw hyn ar gael dylid cadarnhau y byddwch yn gymwys i gael y lefel hon o yswiriant os cewch eich penodi.
6. Tystiolaeth o Yswiriant Atebolrwydd Cyflogwr Cyhoeddus( isafswm o £ 5 Miliwn). Os nad yw hyn yn bosib rhaid dangos y byddwch yn gymwys i gael y lefel hon o yswiriant os cewch eich penodi.
7. Ar ddim mwy na dwy ochr o bapur A4, dangos pam y dylai'r Ymddiriedolaeth cyflogi'r cwmni neu unigolyn.
2.4.4 Bydd pob Tendrwr yn cael eu gwahodd i ymweld â Chastell y Gelli yn ystod y broses dendro.
2.5 DYFARNU CONTRACT
2.5.1 Bydd rhaid i unrhyw gyfathrebu rhwng tendrwyr a'r Ymddiriedolaeth fod yn Saesneg.
2.5.2 Mae'r Ymddiriedolaeth yn bwriadu dyfarnu'r contract hwn i'r tendrwr sy'n cyflwyno tendr mwyaf manteisiol yn economaidd yn seiliedig ar y meini prawf a nodir isod:
i. Pris 40%
ii. Adnoddau a phrofiad perthnasol o reoli prosiectau 40%
iii. Dealltwriaeth o'r comisiwn / methodoleg ac asesiad o'r materion allweddol y dylid mynd i'r afael a hwynt 20%
2.5.3 Mae'r Ymddiriedolaeth yn cadw'r hawl i beidio â derbyn unrhyw un o'r tendrau a dderbyniwyd neu ddyfarnu contract hwn o ganlyniad i'r broses gaffael hon.
2.5.4 Mae'r Ymddiriedolaeth yn cadw'r hawl i derfynu penodiad Rheoli Prosiect ar unrhyw gam (neu bwynt o fewn cyfnod) ac nid yw'n gwarantu y bydd y Tendrwr llwyddiannus yn cyflawni rôl Gweinyddiaeth y Contract.
2.5.5 Ni fydd yr Ymddiriedolaeth yn atebol am unrhyw gostau a dynnir gan yr tendrwyr wrth gasglu a pharatoi'r tendr hwn.
2.5.6 Rhaid i'r tendrau aros ar agor i'w dderbyn gan yr Ymddiriedolaeth am gyfnod o isafswm o 120 diwrnod gwaith gan ddechrau o ddyddiad cyflwyno'r tendr.
2.5.7 Bydd cyfweliadau ar gyfer unigolion neu gwmnïau rhestr fer yn cael ei gynnal yr wythnos yn dechrau 15 Awst, 2016.
2.5.8 Bydd y tendrwr llwyddiannus yn cael ei benodi gan ddefnyddio “The CIC Consultants' Contract Conditions - second edition 2011.”
3.0 CYLLIDEB
3.1.1
Y gost adeiladu amcangyfrifedig ar hyn o bryd ar gyfer y Cyfnod Cyflawni yw £4.1m (heb gynnwys rhagarweiniol ac wrth gefn).
4.0 MANYLION CYSWLLT
4.1.1 Dylid anfon unrhyw gwestiynau yn cael sylw yn ysgrifenedig drwy e-bost at y Rheolwr Gyfarwyddwr Castell Y Gelli Nancy Lavin Albert.
Cyfeiriad e-bost: info@haycastletrust.org
Ffôn: 01497 820 079
NODER: Ewch i'r Wefan yn http://www.sell2wales.gov.wales/Search/Search_Switch.aspx?ID=47597 i gofrestru eich diddordeb yn yr hysbysiad hwn a chael unrhyw wybodaeth ychwanegol.
|