HYSBYSIAD O GONTRACT - CENEDLAETHOL

1 Manylion yr Awdurdod

1.1

Enw a Chyfeiriad yr Awdurdod

1.2

Cyfeiriad ar gyfer cael dogfennaeth

Fel yn I.1

1.3

Mae'n rhaid dychwelyd dogfennau wedi'u cwblhau at:

Fel yn I.1

2 Manylion y Contract

2.1

Teitl

Canolfan Mileniwm Cymru - System Gwe-sgwrs

2.2

Disgrifiad o'r nwyddau neu'r gwasanaethau sydd eu hangen

Mae Canolfan Mileniwm Cymru yn mynd drwy gyfnod cyffrous o drawsnewid digidol, gyda newidiadau ar y gweill a fydd yn gwella'r ffordd y mae'r Ganolfan yn gweithredu a'r gwasanaethau a ddarperir.

Rydym yn ystyried cynnwys nodwedd sgwrsio'n fyw ar ein gwefan a'n sianel e-fasnach, yn ogystal â'r posibilrwydd o integreiddio negeseuon e-bost er mwyn sicrhau trosolwg gwell o'n dulliau cyfathrebu digidol. Gallai hyn gynnwys nifer o fewnflychau, gan alluogi asiantau i gyfnewid rhwng rhyngweithio ar adnoddau gwe-sgwrs ynghyd ag ymholiadau e-bost yn ôl yr angen.

Dylai'r datrysiad ar-lein alluogi cwsmeriaid i hunanwasanaethu wrth ymdrin ag ymholiadau, lle bynnag y bo modd, heb fod angen cynnwys asiantau dynol. Gallai hyn fod ar ffurf tudalen Cwestiynau Cyffredin ddynamig lle gall defnyddwyr deipio cwestiynau i gynhyrchu erthyglau wedi'u targedu a/neu weithredu ar ffurf botiau sgwrsio sy'n ymateb i ymholiadau cwsmeriaid, gan drosglwyddo'r ymholiad i asiantau dynol neu drwy roi awgrymiadau i gysylltu os nad yw ymholiad wedi cael ei ddatrys er boddhad y defnyddiwr.

Dylai'r datrysiad gynnig dull llwybro ar sail sgiliau at asiantau dynol sy'n seiliedig ar gategori’r ymholiad, gyda'r opsiwn i ddefnyddwyr lefel uchel addasu a newid y grwpiau sgiliau hyn yn ôl yr angen. Er enghraifft: ymholiadau ynghylch y cynllun aelodaeth yn cael eu neilltuo'n awtomatig i asiantau sydd wedi'u hyfforddi ar faterion sy'n ymwneud ag aelodaeth.

Dylai'r holl declynnau neu dudalennau at ddefnydd cwsmeriaid fod yn gyson â dyluniad y wefan bresennol, gan sicrhau dyluniad cydlynus ac ennyn hyder defnyddwyr. Dylai fod opsiwn ar gyfer addasiadau mewnol pe bai angen hyn yn y dyfodol.

Mae Canolfan Mileniwm Cymru yn falch o fod yn sefydliad dwyieithog, sy'n ymrwymedig i Safonau'r Gymraeg sy'n sicrhau bod ein holl wasanaethau yn hygyrch drwy gyfrwng y Gymraeg. Mae'n hanfodol bod o leiaf reng flaen y datrysiad yn hollol ddwyieithog yn Gymraeg ac yn Saesneg, gyda gweithrediadau asiantau ar gael i'w grwpio yn ôl dewis iaith ac i'w cyfeirio at yr asiant sy'n meddu ar y grŵp sgiliau perthnasol. Rydym yn croesawu unrhyw awgrymiadau gan gyflenwyr i ddatblygu yn y maes hwn.

Dylai fod modd i'r datrysiad gofnodi a dadansoddi gwerthiannau, defnydd o ddulliau hunanwasanaeth a rhyngweithio ag asiantau, gydag adroddiadau y gellir eu haddasu'n hawdd a'u defnyddio ar gyfer derbynyddion mewnol ac allanol. Dylai'r rhain ei gwneud yn bosibl i olrhain nifer yr ymholiadau i lefel ofynnol, gan gynnwys: yn ôl categori, amser trafod, perfformiad asiant unigol, adborth gan gwsmeriaid ar y broses.

Rydym hefyd yn agored i opsiynau sy'n cynnwys system teleffoni a/neu sy'n integreiddio â system teleffoni sy'n galluogi asiantau i dderbyn galwadau i mewn o'r un llwyfan. Os bydd teleffoni wedi'i gynnwys yn y datrysiad, rhaid i'r system allu rheoli ciwiau o nifer mawr o alwadau (hyd at 160 yr awr) a chaniatáu ar gyfer coed IVR rhaglenadwy. Mae Canolfan Mileniwm Cymru yn croesawu unrhyw awgrymiadau i ddatblygu a chysylltu ein systemau yn y maes hwn.

DARLLENWCH Y DDOGFEN BRIFFIO SYDD WEDI’I HATODI.

NODER: Ewch i'r Wefan yn https://www.sell2wales.gov.wales/Search/Search_Switch.aspx?ID=108798 i gofrestru eich diddordeb yn yr hysbysiad hwn a chael unrhyw wybodaeth ychwanegol.

Mae'r awdurdod dyfarnu wedi nodi y bydd yn derbyn ymatebion electronig i'r hysbysiad hwn drwy'r cyfleuster 'Blwch Postio Cyflwyno Tendrau'. Mae rhagor o fanylion am y cyfleuster hwn ar gael yn https://www.sell2wales.gov.wales/sitehelp/help_guides.aspx.

Cynghorir cyflenwyr i ganiatáu digon o amser i lanlwytho dogfennau ac anfon yr ymateb electronig ymhell cyn yr amser cau er mwyn osgoi unrhyw broblemau munud olaf.

2.3

Cod a Dosbarthiad yr Hysbysiad

2.4

Cyfanswm maint neu gwmpas y tendr

A wnewch chi ddyfynnu eich telerau ar gyfer darparu eich system i ddiwallu ein hanghenion, sy'n ddilys am y cyfnod hyd at fis Medi 2021, gan ddefnyddio Atodiad A.

Dylai eich pris(iau) gynnwys yr holl wariant disgwyliedig gan y sawl sy'n tendro er mwyn galluogi'r sefydliad i fynd yn fyw, yn ogystal ag unrhyw gostau blynyddol. Rhaid i'ch cais gynnwys holl elfennau'r pris.

Os bydd eich datrysiad yn cynnwys prisiau ar raddfa symudol, yn seiliedig ar weithgarwch cyfathrebu, a wnewch chi amlinellu'r rhain yn glir.

Os yw prisiau eich system yn seiliedig ar gyfrifon defnyddwyr, nodwch eich trefniadau trwyddedu a'ch telerau ar gyfer lleoliadau a'r mathau o ddefnyddwyr. Cofiwch gynnwys prisiau sefydlog ar gyfer unrhyw opsiynau ar wahân, megis defnyddwyr ychwanegol.

Os nad yw'r contract hwn ar delerau prisiau sefydlog, a wnewch chi ddangos unrhyw newidiadau arfaethedig i'r prisiau yn ystod tymor y cytundeb hwn. Hefyd, a wnewch chi ddangos y tymor contract a ffefrir a/neu'r tymor contract byrraf, ynghyd ag unrhyw daliadau ymadael gofynnol neu bosibl.

Dylid cwblhau prisiau yn y daenlen sydd ynghlwm – cofiwch gyflwyno eich prisiau ar ffurf PDF neu mewn fformat tebyg.

Dylai'r sawl sy'n tendro ddarparu cyfraddau dyddiol a'r sail ar gyfer codi treuliau ar gyfer y canlynol (y rhain fydd yr uchafswm gyfraddau y gellir eu codi am unrhyw waith ychwanegol, gan gynnwys rheoli newid sy'n codi yn ystod y pum mlynedd gychwynnol):

• Rheoli Prosiect

• Datblygu meddalwedd

• Hyfforddiant/cymorth/dogfennau

DARLLENWCH Y DDOGFEN BRIFFIO SYDD WEDI’I HATODI.

3 Amodau ar gyfer Cymryd Rhan

3.1

Safonau gofynnol a'r cymhwyster sydd ei angen

Yn ystod y cyfnod ansicr hwn, yn enwedig ym maes y celfyddydau perfformio, digwyddiadau a lletygarwch, mae'n hanfodol bod darpar gyflenwyr mewn iechyd ariannol a gweithredol cyffredinol da. I'r perwyl hwn, byddwn yn ei gwneud yn ofynnol i gyflenwyr gyflwyno eu datganiadau ariannol diweddaraf a'u cyfrifon archwiliedig, ynghyd â'u sefyllfaoedd a'u rhagolygon llif arian parod wedi'u diweddaru ar ddechrau'r broses hon.

Cadwn yr hawl i beidio â chynnwys cyflenwyr y mae gennym sail resymol dros gredu y byddant yn peri risg i Ganolfan Mileniwm Cymru.

Gofynnwn i chi gynnwys y canlynol gyda'ch ceisiadau:

Sefyllfa Ariannol

● Y cyfrifon archwiliedig ar gyfer y cyfnod ffeilio diwethaf. Derbynnir y cyfrifon diweddaraf nas archwiliwyd ar gyfer y cyfnod ariannol diweddaraf os nad oes cyfrifon archwiliedig ar gael eto.

● Cyfrifon Rheoli Presennol, gan gynnwys y canlynol:

○ Y Sefyllfa a Rhagolygon o ran Llif Arian Parod

○ Rhagolygon o ran twf, cadw (neu golli) cleientiaid a'r sail dros y rhain

○ Credydwyr a rhwymedigaethau sylweddol presennol, ynghyd â phryd y mae'r rhain i daladwy / trafodaethau ar ailstrwythuro'r rhain

● Strategaethau a pholisïau i gadw staff sy'n meddu ar sgiliau craidd i gefnogi eich cleientiaid, a pharhau i ddefnyddio a datblygu eich cynhyrchion

● Cadarnhewch fod eich grŵp a'ch uned fusnes (os yw'n berthnasol) yn gyflogwr Cyflog Byw Gwirioneddol (mae hyn yn wahanol i dalu'r Cyflog Byw Cenedlaethol)

Cydymffurfiaeth a Chyfrifoldeb Cymdeithasol

Tystiolaeth, ardystiadau neu ddogfennau eraill yn ymwneud â

● Diogelwch data personol, lletya a gwybodaeth berthnasol arall

● Cydymffurfiaeth, archwiliadau ac ardystiadau'r Diwydiant Cardiau Talu / Safon Diogelu Data Ceisio am Daliad

● Ardystiad prawf hacio neu ardystiad trydydd parti arall o'ch cais a diogelwch TG eich cwmni.

● Rhowch fanylion ynghylch ble y caiff ein data ni (a data ein cwsmeriaid) eu storio'n ddaearyddol (os yw'n berthnasol) ynghyd â disgrifiad o'r cyfleuster lletya a'i lefelau cydymffurfio.

Dylai'r sawl sy'n tendro hefyd gyflwyno eu telerau ac amodau safonol, a hyd disgwyliedig cytundebau gyda'u hymatebion.

Rhaid i'r telerau fod yn gymesur ac yn rhesymol, o ystyried cwmpas y cais hwn am gynnig, a gallant gael eu cyd-drafod â'r sefydliad. Dylech ddarparu costau yn seiliedig ar gyfradd flynyddol a dangos unrhyw opsiynau amgen y byddech chi'n eu hystyried/cynghori.

Cadwn yr hawl i ofyn am gael gwneud newidiadau rhesymol i delerau ac amodau tendrau. Os na ellir cytuno ar newidiadau ymysg ein gilydd a'r sawl sy'n tendro, gallai'r cyflenwr gael ei eithrio rhag cyfranogi at y broses ymhellach.

DARLLENWCH Y DDOGFEN BRIFFIO SYDD WEDI’I HATODI.

4 Gwybodaeth Weinyddol

4.1

Math o Weithdrefn

Dau gam

4.2

Rhif cyfeirnod a roddwyd i'r hysbysiad gan yr awdurdod contractio

N/a

4.3

Terfynau Amser

4.5

Yr iaith neu'r ieithoedd y gellir ei/eu defnyddio i lunio tendrau neu geisiadau i gymryd rhan

4.6

Blwch Postio Cyflwyno Tendrau

5 Gwybodaeth Arall

5.1

Gwybodaeth Ychwanegol

Dylid cyfeirio unrhyw ymholiadau am y tendr a chais am eglurhad at: Lawrence Dixon, Dadansoddwr Barn Cwsmeriaid, yn lawrence.dixon@wmc.org.uk a Liz Baird, Pennaeth Cysylltiadau Cwsmeriaid, yn liz.baird@wmc.org.uk

Er tegwch, rhaid i unrhyw geisiadau am wybodaeth ychwanegol, eglurhad o gynnwys y ddogfen hon a phob ymholiad arall o sylwedd gael eu gneud yn ysgrifenedig drwy e-bost fel uchod. Bydd unrhyw wybodaeth ychwanegol ar gael i bob darpar werthwr/cyflenwr sydd wedi gofyn am gael bod yn rhan o'r broses dendro.

Gallwch wneud unrhyw bwyntiau pwysig ychwanegol yr hoffech eu gwneud, a nodi manylion unrhyw fanteision eraill a gynigir gennych, os dymunch.

DARLLENWCH Y DDOGFEN BRIFFIO SYDD WEDI’I HATODI.

(WA Ref:108798)

5.2

Dogfennaeth Ychwanegol

5.3

Dyddiad cyhoeddi'r hysbysiad hwn