Cyfanswm maint neu gwmpas y tendr
Yr hyn sydd ei angen arnom:
Gofynnai OGCC am ddatrysiad ffôn meddal llawn i fod yn ei le erbyn 30 Rhagfyr 2022 gan na chaiff ‘Circuit’, y datrysiad presennol, ei gefnogi ar ôl y dyddiad hwnnw mwyach.
Mae’n hanfodol bod y darparwr llwyddiannus yn gallu cyflenwi system / gwasanaeth sy’n:
• Alluogi galwadau a wneir i'n prif rif (01656 641150 / 0300 7900203) i gael eu cyfeirio at gymhwysiad canolfan alwadau.
• Galluogi asiantau enwebedig o’r canolfan alwadau (llai na 10 defnyddiwr ar hyn o bryd ac nid yr holl staff) i fewngofnodi neu allgofnodi o'r cymhwysiad, a gallu ateb galwadau canolfan alwadau pa un a ydynt wedi mewngofnodi yn adeilad OGCC neu gartref.
• Galluogi cymhwysiad canolfan alwadau i reoli llwybr galwadau yn effeithiol yn seiliedig ar reolau canolfan alwadau safonol (fel argaeledd / lefel sgiliau / y ffôn sydd wedi bod ar gael am yr amser hiraf/ yr amser hiraf ers yr alwad ddiwethaf)
• Galluogi trosglwyddo galwadau canolfan alwadau i staff nad ydynt yn staff canolfan alwadau.
• Ateb cyfleuster ffôn ar gyfer galwadau y tu allan i oriau / neu alwadau heb eu hateb.
• OGCC i reoli oriau swyddfa i alluogi galwadau i fynd i beiriant ateb yn ystod oriau swyddfa (e.e. hyfforddiant / cyfarfodydd)
• Y cymhwysiad canolfan alwadau i fod ag offer adrodd i alluogi data rheoli Q ac asiant ar gyfer:
galwadau wedi'u cyflwyno / galwadau wedi'u hateb / galwadau wedi'u colli / galwadau wedi'u gadael / amser siarad galwadau / amser aros galwadau
• Galluogi rheolwr llinell canolfan alwadau i fonitro galwadau o bell at ddibenion hyfforddi.
• Galluogi staff nad ydynt yn staff canolfan alwadau i gofnodi argaeledd i ateb galwadau llinell uniongyrchol neu alwadau a drosglwyddir trwy gyfleuster ffôn meddal (gan ddefnyddio clustffonau usb presennol)
• Galluogi holl ddefnyddwyr teleffoni OGCC i wneud galwadau sy'n mynd allan drwy ddatrysiad ffôn meddal.
• Clustffonau / setiau llaw: Mae’n ddymunol na fydd angen unrhyw galedwedd ar gyfer unrhyw ddatrysiad arfaethedig h.y. clustffonau USB presennol / setiau llaw sip presennol / clustffonau diwifr i gael eu hail-bwrpasu lle bo modd.
• Bydd pob galwad ffôn (i mewn ac allan) yn cael ei recordio a'i storio am o leiaf 30 diwrnod, ac yn cynnwys cyfleuster i dynnu sylw â llaw at alwad a lawrlwytho ffeil sain cyn ei dileu er mwyn cyfeirio ati yn y dyfodol pe bai angen.
• Neges gweinydd awtomatig ar y pen blaen sy'n galluogi galwyr i ddewis eu hiaith, a hefyd dewis pa adran y maent yn dymuno siarad â hi.
• Ddiogel o ran mynediad i’r system (e.e. dilysu dau ffactor)
Mae hefyd yn ddymunol ar gyfer y datrysiad:
• Gall staff enwebedig o’r ganolfan alwadau ddefnyddio setiau llaw sip / clustffonau sip presennol gyda'r datrysiad.
• Gellir cyflenwi'r cymhwysiad UI yn ddwyieithog.
• Bod y cymhwysiad a'r data yn gwbl seiliedig ar gwmwl am resymau parhad busnes.
• Wedi'i integreiddio â Microsoft Teams ar gyfer argaeledd a mewngofnodi.
Nod OGCC yw cael datrysiad teleffoni sy’n ddibynadwy, yn hygyrch iawn, ac o ansawdd sain da. Mae hefyd yn hanfodol bod gan y datrysiad agwedd gadarn o barhad busnes i ganiatáu ar gyfer gweithredu parhaus.
Gwybodaeth a seiberddiogelwch o’r flaenoriaeth uchaf, ac mae’n rhaid i’r system fod â mesurau wrth gefn a diogelwch digonol ar waith a chael ei chynnal yn y DU gan ddarparwyr sydd â safonau diogelwch digonol.
|