HYSBYSIAD O GONTRACT - CENEDLAETHOL

1 Manylion yr Awdurdod

1.1

Enw a Chyfeiriad yr Awdurdod

1.2

Cyfeiriad ar gyfer cael dogfennaeth

Fel yn I.1

1.3

Mae'n rhaid dychwelyd dogfennau wedi'u cwblhau at:

Fel yn I.1

2 Manylion y Contract

2.1

Teitl

Gwasanaethau Teleffoni a Chanolfan Alwadau

2.2

Disgrifiad o'r nwyddau neu'r gwasanaethau sydd eu hangen

Mae’r Ombwdsmon yn gwahodd tendrau ar gyfer darparu gwasanaethau teleffoni a chanolfan alwadau wedi’u teilwra i anghenion y swyddfa.

Ffocws y gwasanaeth fydd darparu gwasanaeth teleffoni sydd:

• yn hawdd i’w lywio gan ddefnyddwyr gwasanaeth OGCC sy’n ein ffonio drwy ein llinellau ffôn i’w galluogi i gael eu cysylltu ag aelod perthnasol o staff OGCC mewn modd amserol.

• o ansawdd sain da ac yn ddibynadwy a sefydlog o ran cysylltiad.

• galluogi staff OGCC i ateb galwadau drwy system ffôn meddal ar y cyfrifiadur, pa un a ydynt yn gweithio yn swyddfa OGCC neu’n gweithio gartref.

• ag adroddiadau data rheoli da

• sydd â swyddogaeth canolfan alwadau i alluogi galwadau i gael eu cyfeirio at Giwiau Galw priodol, ac i'r galwadau hynny gael eu dosbarthu'n deg i'r rhai sy'n delio â galwadau rheng flaen.

Y trefniant cyfredol

Mae’r rhan fwyaf o staff yn gweithio mewn modd hybrid, gan weithio yn bennaf o gartref, ond hefyd yn gweithio o’n swyddfeydd ym Mhen-coed, Pen-y-bont ar Ogwr yn lled-rheolaidd.

Mae gennym tua 75 o staff, pob un â'u rhif estyniad llinell ddeialu uniongyrchol eu hunain.

Mae OGCC yn derbyn galwadau ffôn gan amryw o ddefnyddwyr gwasanaeth naill ai’n uniongyrchol i swyddogion achos neu aelod arall o staff drwy rif deialu uniongyrchol, neu drwy ffonio ein prif linell ffôn sydd wedyn yn cael ei chyfeirio drwy gymhwysiad canolfan alwadau at staff enwebedig o’r ganolfan alwadau.

Ar hyn o bryd mae gennym y nifer cyfartalog o alwadau bob wythnos:

• 100 x o Alwadau i mewn i staff teleffoni rheng flaen trwy'r prif giwiau

• 200 x o Alwadau i mewn i estyniadau llinell uniongyrchol

• 200 x o Alwadau allan

Mae’r cymhwysiad canolfan alwadau OGCC yn gweithio trwy weinydd ar y safle.

Mae gan staff y ganolfan alwadau ffonau SIP pwrpasol yn eu cartref ac yn swyddfeydd OGCC ym Mhen-coed. Mae gan yr holl staff eraill setiau llaw pwrpasol yn swyddfa OGCC yn unig, ond caiff galwadau eu cyfeirio drwy wasanaeth ffôn meddal ar-lein (Circuit) pan fyddant yn gweithio gartref.

NODER: Ewch i'r Wefan yn https://www.sell2wales.gov.wales/Search/Search_Switch.aspx?ID=126066 i gofrestru eich diddordeb yn yr hysbysiad hwn a chael unrhyw wybodaeth ychwanegol.

Mae'r awdurdod dyfarnu wedi nodi y bydd yn derbyn ymatebion electronig i'r hysbysiad hwn drwy'r cyfleuster 'Blwch Postio Cyflwyno Tendrau'. Mae rhagor o fanylion am y cyfleuster hwn ar gael yn https://www.sell2wales.gov.wales/sitehelp/help_guides.aspx.

Cynghorir cyflenwyr i ganiatáu digon o amser i lanlwytho dogfennau ac anfon yr ymateb electronig ymhell cyn yr amser cau er mwyn osgoi unrhyw broblemau munud olaf.

2.3

Cod a Dosbarthiad yr Hysbysiad

2.4

Cyfanswm maint neu gwmpas y tendr

Yr hyn sydd ei angen arnom:

Gofynnai OGCC am ddatrysiad ffôn meddal llawn i fod yn ei le erbyn 30 Rhagfyr 2022 gan na chaiff ‘Circuit’, y datrysiad presennol, ei gefnogi ar ôl y dyddiad hwnnw mwyach.

Mae’n hanfodol bod y darparwr llwyddiannus yn gallu cyflenwi system / gwasanaeth sy’n:

• Alluogi galwadau a wneir i'n prif rif (01656 641150 / 0300 7900203) i gael eu cyfeirio at gymhwysiad canolfan alwadau.

• Galluogi asiantau enwebedig o’r canolfan alwadau (llai na 10 defnyddiwr ar hyn o bryd ac nid yr holl staff) i fewngofnodi neu allgofnodi o'r cymhwysiad, a gallu ateb galwadau canolfan alwadau pa un a ydynt wedi mewngofnodi yn adeilad OGCC neu gartref.

• Galluogi cymhwysiad canolfan alwadau i reoli llwybr galwadau yn effeithiol yn seiliedig ar reolau canolfan alwadau safonol (fel argaeledd / lefel sgiliau / y ffôn sydd wedi bod ar gael am yr amser hiraf/ yr amser hiraf ers yr alwad ddiwethaf)

• Galluogi trosglwyddo galwadau canolfan alwadau i staff nad ydynt yn staff canolfan alwadau.

• Ateb cyfleuster ffôn ar gyfer galwadau y tu allan i oriau / neu alwadau heb eu hateb.

• OGCC i reoli oriau swyddfa i alluogi galwadau i fynd i beiriant ateb yn ystod oriau swyddfa (e.e. hyfforddiant / cyfarfodydd)

• Y cymhwysiad canolfan alwadau i fod ag offer adrodd i alluogi data rheoli Q ac asiant ar gyfer:

galwadau wedi'u cyflwyno / galwadau wedi'u hateb / galwadau wedi'u colli / galwadau wedi'u gadael / amser siarad galwadau / amser aros galwadau

• Galluogi rheolwr llinell canolfan alwadau i fonitro galwadau o bell at ddibenion hyfforddi.

• Galluogi staff nad ydynt yn staff canolfan alwadau i gofnodi argaeledd i ateb galwadau llinell uniongyrchol neu alwadau a drosglwyddir trwy gyfleuster ffôn meddal (gan ddefnyddio clustffonau usb presennol)

• Galluogi holl ddefnyddwyr teleffoni OGCC i wneud galwadau sy'n mynd allan drwy ddatrysiad ffôn meddal.

• Clustffonau / setiau llaw: Mae’n ddymunol na fydd angen unrhyw galedwedd ar gyfer unrhyw ddatrysiad arfaethedig h.y. clustffonau USB presennol / setiau llaw sip presennol / clustffonau diwifr i gael eu hail-bwrpasu lle bo modd.

• Bydd pob galwad ffôn (i mewn ac allan) yn cael ei recordio a'i storio am o leiaf 30 diwrnod, ac yn cynnwys cyfleuster i dynnu sylw â llaw at alwad a lawrlwytho ffeil sain cyn ei dileu er mwyn cyfeirio ati yn y dyfodol pe bai angen.

• Neges gweinydd awtomatig ar y pen blaen sy'n galluogi galwyr i ddewis eu hiaith, a hefyd dewis pa adran y maent yn dymuno siarad â hi.

• Ddiogel o ran mynediad i’r system (e.e. dilysu dau ffactor)

Mae hefyd yn ddymunol ar gyfer y datrysiad:

• Gall staff enwebedig o’r ganolfan alwadau ddefnyddio setiau llaw sip / clustffonau sip presennol gyda'r datrysiad.

• Gellir cyflenwi'r cymhwysiad UI yn ddwyieithog.

• Bod y cymhwysiad a'r data yn gwbl seiliedig ar gwmwl am resymau parhad busnes.

• Wedi'i integreiddio â Microsoft Teams ar gyfer argaeledd a mewngofnodi.

Nod OGCC yw cael datrysiad teleffoni sy’n ddibynadwy, yn hygyrch iawn, ac o ansawdd sain da. Mae hefyd yn hanfodol bod gan y datrysiad agwedd gadarn o barhad busnes i ganiatáu ar gyfer gweithredu parhaus.

Gwybodaeth a seiberddiogelwch o’r flaenoriaeth uchaf, ac mae’n rhaid i’r system fod â mesurau wrth gefn a diogelwch digonol ar waith a chael ei chynnal yn y DU gan ddarparwyr sydd â safonau diogelwch digonol.

3 Amodau ar gyfer Cymryd Rhan

3.1

Safonau gofynnol a'r cymhwyster sydd ei angen

Trosolwg o’r amserlen tendro

Mae’r Ombwdsmon yn gwahodd tendrau ar gyfer darparu gwasanaethau teleffoni ar-lein.

Caiff y tendr hwn ei gyhoeddi drwy GwerthwchIGymru ar lein a hefyd drwy ein gwefannau www.ombudsman.wales / www.omwdsmon.cymru

Y dyddiad cau ar gyfer derbyn ceisiadau tendro yw 5pm Dydd Gwener 11 Tachwedd gyda’r bwriad o benodi tendrwr llwyddiannus cyn gynted â phosibl ar ôl y dyddiad cau.

Ni ddylai'r dyddiad gweithredu byw fod yn hwyrach na 5pm dydd Gwener 30 Rhagfyr 2022.

4 Gwybodaeth Weinyddol

4.1

Math o Weithdrefn

Un cam

4.2

Rhif cyfeirnod a roddwyd i'r hysbysiad gan yr awdurdod contractio

TEL1022

4.3

Terfynau Amser

4.5

Yr iaith neu'r ieithoedd y gellir ei/eu defnyddio i lunio tendrau neu geisiadau i gymryd rhan

4.6

Blwch Postio Cyflwyno Tendrau

5 Gwybodaeth Arall

5.1

Gwybodaeth Ychwanegol

(WA Ref:126066)

5.2

Dogfennaeth Ychwanegol

5.3

Dyddiad cyhoeddi'r hysbysiad hwn