HYSBYSIAD TRYLOYWDER EX ANTE GWIRFODDOL

Adran I: Awdurdod/Endid Contractio

I.1)

Enw, Cyfeiriad a Phwynt(iau) Cyswllt

I.2)

Math o Awdurdod contractio a'i Brif Weithgaredd neu Weithgareddau

Arall (Nodwch) : Institute of Higher Education

Gwasanaethau cyhoeddus cyffredinol Amddiffyn Trefn gyhoeddus a diogelwch Amgylchedd Materion economaidd ac ariannol Iechyd Tai ac amwynderau cymunedol Diogelwch cymdeithasol Hamdden, diwylliant a chrefydd Addysg

Adran II: Amcan y Contract

II.1)

Disgrifiad

II.1.1)

Teitl a roddwyd i'r contract gan yr awdurdod contractio

Expansion and Renewal of existing Lecture Capture Solution.

II.1.2(a))

Math o gontract gwaith

II.1.2(b))

Math o gontract cyflenwadau

II.1.2(c))

Math o gontract gwasanaeth

II.1.2)

Prif safle neu leoliad y gwaith, man cyflawni neu berfformio

UK.

II.1.3)

Mae'r hysbysiad hwn yn ymwneud â chytundeb fframwaith

II.1.4)

Disgrifiad byr o'r contract neu'r pryniant/pryniannau

Extension and expansion of previously awarded contract for lecture capture, storage and retrieval systems.

II.1.5)

Geirfa Gaffael Gyffredin (CPV)

II.1.6)

Contract wedi'i gwmpasu gan gytundeb caffael y llywodraeth (GPA)

II.2)

Cyfanswm gwerth terfynol y contract(au)

II.2.1)

Cyfanswm gwerth terfynol y contract(au)

Adran IV: Gweithdrefn

IV.1)

Math o weithdrefn

IV.1.1)

Math o weithdrefn

IV.2)

Meini prawf dyfarnu

IV.2.1)

Meini prawf dyfarnu

IV.2.2)

Defnyddiwyd arwerthiant electronig

IV0.3)

Gwybodaeth weinyddol

IV.3.1)

Rhif cyfeirnod ffeil a roddwyd gan yr awdurdod contractio

KCL-00000720

IV.3.2)

Cyhoeddiad(au) blaenorol sy'n ymwneud â'r un contract

Cyhoeddiadau blaenorol eraill

Adran V: Dyfarnu contract

Rhif y Contract:

 Rhif Lot: 

 Teitl: 

V.1)

Dyddiad y penderfynwyd i bwy y byddai'r contract yn cael ei ddyfarnu:

V.2)

Nifer y cynigion a dderbyniwyd:

V.3)

Enw a chyfeiriad y gweithredwr economaidd y dyfarnwyd y contract iddo

V.4)

Gwybodaeth am werth y contract

V.5)

Mae'r contract yn debygol o gael ei is-gontractio

Disgrifiad byr o werth/cyfran y contract sy'n debygol o gael ei is-gontractio

Adran VI: Gwybodaeth Ategol

VI.1)

A yw'r contract yn ymwneud â phrosiect a/neu raglen a ariennir gan gronfeydd cymunedol?

VI.2)

Gwybodaeth Ychwanegol

VI.3)

Gweithdrefnau ar gyfer apelio

VI.3.1)

Corff sy'n gyfrifol am weithdrefnau apelio

Corff sy'n gyfrifol am weithdrefnau cyfryngu

VI.3.2)

Cyflwyno apeliadau

VI.3.3)

Gwasanaeth y gellir cael gwybodaeth ynglŷn â chyflwyno apeliadau oddi wrtho

VI.4)

Dyddiad yr anfonwyd yr Hysbysiad hwn

Atodiad D1 - Prosesau caffael cyffredinol

Cyfiawnhad dros ddyfarnu'r contract heb gyhoeddi hysbysiad o gontract ymlaen llaw yng Nghyfnodolyn Swyddogol yr Undeb Ewropeaidd (OJEU)
Cyfarwyddeb 2004/18/EC

a) Dim tendrau na thendrau priodol mewn ymateb i'r canlynol:

	Gweithdrefn agored
	Gweithdrefn gyfyngedig

b) Caiff y cynhyrchion dan sylw eu gweithgynhyrchu'n gyfan gwbl at ddiben ymchwil, arbrofi, astudio neu ddatblygu o dan yr amodau a nodir yn y Gyfarwyddeb (ar gyfer cyflenwadau'n unig) .

c) Dim ond cynigiwr penodol all ddarparu'r gwaith/nwyddau/gwasanaethau am resymau:

	Technegol
	Artistig
	Y maent a wnelo â diogelu hawliau unigryw

d) Brys mawr a achoswyd gan ddigwyddiadau nad oedd modd i'r awdurdod contractio eu rhagweld ac yn unol â'r amodau caeth a nodir yn y Gyfarwyddeb.

e) Archebir gwaith/cyflenwadau/gwasanaethau ychwanegol yn unol â'r amodau caeth a nodir yn y Gyfarwyddeb.

f) Gwaith/gwasanaethau newydd , sy'n ailadrodd gwaith/gwasanaethau presennol ac a archebir yn unol â'r amodau caeth a nodir yn y Gyfarwyddeb.

g) Contract gwasanaeth a ddyfernir i'r ymgeisydd neu'r ymgeiswyr llwyddiannus ar ôl cystadleuaeth gynllunio.

h) Ar gyfer cyflenwadau y rhoddir dyfynbris ar eu cyfer ac a brynir ar farchnad nwyddau.

i) Ar gyfer prynu cyflenwadau ar delerau hynod fanteisiol:

	gan gyflenwr sy'n terfynu ei weithgareddau busnes
	gan dderbynwyr neu ddiddymwyr methdaliad, trefniant â chredydwyr neu weithdrefn debyg.

j) Roedd pob tendr a gyflwynwyd mewn ymateb i weithdrefn agored, gweithdrefn gyfyngedig neu ddeialog cystadleuol yn afreolaidd neu'n annerbyniol. Dim ond y cynigwyr hynny sydd wedi bodloni'r meini prawf dewis ansoddol sydd wedi'u cynnwys yn y trafodaethau

Cyfiawnhad arall dros ddyfarnu'r contract heb gyhoeddi hysbysiad o gontract ymlaen llaw yn yr OJEU:

k) Mae a wnelo'r contract â gwasanaethau a restrir yn Atodiad B o Gyfarwyddeb 2004/18/EC neu yn Atodiad XVII B o Gyfarwyddeb 2004/17/EC

l) Mae'r contract yn disgyn y tu allan i gwmpas cymhwyso'r gyfarwyddeb berthnasol.

Yn ogystal â'r blwch/blychau a diciwyd uchod, esboniwch, mewn modd clir a chynhwysfawr, pam bod dyfarnu'r contract heb gyhoeddi hysbysiad o gontract ymlaen llaw yn yr OJEU yn gyfreithiol, gan nodi'r ffeithiau perthnasol ac, os yw'n briodol, gasgliadau'r g

King's College London procured a lecture capture recording and replay system in 2011 following a successful 2 year pilot and in a Joint Procurement with UCL. The contract was awarded to Echo 360 following a rigorous selection and evaluation process in accordance with the ITT. Following this award significant investment has been made to implement the solution; installing the servers and storage, purchasing and installing proprietary Echo 360 hardware recorders in 20 lecture theatres and installing software capture in 25 classrooms. The system is integrated within teaching and learning systems and considerable time and effort has been spent on training academic staff to use the system and students how to locate and replay the recordings. The system is integrated into help desk and AV support who maintain the system. King's College London now requires that the system be extended to capture all lectures, with an increase from 45 rooms to 190 rooms and an increase in recording capacity from 1 200 hours to 25 000 hours per year. This will greatly increase the number of users of the system and require a change from a hosted cloud environment to a fully managed SaaS solution to store, process and deliver the content reliably. To continue to meet the demands of students and staff King's requires a hybrid approach; that is proven to deliver high quality lecture capture in key areas whilst simultaneously allowing rapid deployment of software capture throughout the whole of the organisation. This represents a material change to the existing contract. Any change to a new system and the consequential replacement of complex integrations with other College systems, as well as the necessary retraining of support staff, academic staff and students would be prohibitive. Echo 360 have proprietary and exclusive rights in the currently installed systems and the technical complexities of either switching to a new platform or of running a hybrid estate involving two or more different vendors have caused King's College London to conclude that the goods and services for this expansion and renewal can only be provided by a single economic operator.