HYSBYSIAD TRYLOYWDER EX ANTE GWIRFODDOL

Adran I: Awdurdod/Endid Contractio

I.1)

Enw, Cyfeiriad a Phwynt(iau) Cyswllt

I.2)

Math o Awdurdod contractio a'i Brif Weithgaredd neu Weithgareddau

Arall (Nodwch) : Institute of Higher Education

Gwasanaethau cyhoeddus cyffredinol Amddiffyn Trefn gyhoeddus a diogelwch Amgylchedd Materion economaidd ac ariannol Iechyd Tai ac amwynderau cymunedol Diogelwch cymdeithasol Hamdden, diwylliant a chrefydd Addysg

Adran II: Amcan y Contract

II.1)

Disgrifiad

II.1.1)

Teitl a roddwyd i'r contract gan yr awdurdod contractio

Planon licence extension and renewal.

II.1.2(a))

Math o gontract gwaith

II.1.2(b))

Math o gontract cyflenwadau

II.1.2(c))

Math o gontract gwasanaeth

II.1.2)

Prif safle neu leoliad y gwaith, man cyflawni neu berfformio

UK.

II.1.3)

Mae'r hysbysiad hwn yn ymwneud â chytundeb fframwaith

II.1.4)

Disgrifiad byr o'r contract neu'r pryniant/pryniannau

Provision of perpetual licences, mobile services, hosting and ongoing support and maintenance services for Planon Facility Solution software which supports facilities and estate management.

II.1.5)

Geirfa Gaffael Gyffredin (CPV)

II.1.6)

Contract wedi'i gwmpasu gan gytundeb caffael y llywodraeth (GPA)

II.2)

Cyfanswm gwerth terfynol y contract(au)

II.2.1)

Cyfanswm gwerth terfynol y contract(au)

Adran IV: Gweithdrefn

IV.1)

Math o weithdrefn

IV.1.1)

Math o weithdrefn

IV.2)

Meini prawf dyfarnu

IV.2.1)

Meini prawf dyfarnu

IV.2.2)

Defnyddiwyd arwerthiant electronig

IV0.3)

Gwybodaeth weinyddol

IV.3.1)

Rhif cyfeirnod ffeil a roddwyd gan yr awdurdod contractio

KCL08-0010 renewal and expansion

IV.3.2)

Cyhoeddiad(au) blaenorol sy'n ymwneud â'r un contract

Cyhoeddiadau blaenorol eraill

Adran V: Dyfarnu contract

Rhif y Contract:

 Rhif Lot: 

 Teitl: 

V.1)

Dyddiad y penderfynwyd i bwy y byddai'r contract yn cael ei ddyfarnu:

V.2)

Nifer y cynigion a dderbyniwyd:

V.3)

Enw a chyfeiriad y gweithredwr economaidd y dyfarnwyd y contract iddo

V.4)

Gwybodaeth am werth y contract

V.5)

Mae'r contract yn debygol o gael ei is-gontractio

Disgrifiad byr o werth/cyfran y contract sy'n debygol o gael ei is-gontractio

Adran VI: Gwybodaeth Ategol

VI.1)

A yw'r contract yn ymwneud â phrosiect a/neu raglen a ariennir gan gronfeydd cymunedol?

VI.2)

Gwybodaeth Ychwanegol

VI.3)

Gweithdrefnau ar gyfer apelio

VI.3.1)

Corff sy'n gyfrifol am weithdrefnau apelio

Corff sy'n gyfrifol am weithdrefnau cyfryngu

VI.3.2)

Cyflwyno apeliadau

VI.3.3)

Gwasanaeth y gellir cael gwybodaeth ynglŷn â chyflwyno apeliadau oddi wrtho

VI.4)

Dyddiad yr anfonwyd yr Hysbysiad hwn

Atodiad D1 - Prosesau caffael cyffredinol

Cyfiawnhad dros ddyfarnu'r contract heb gyhoeddi hysbysiad o gontract ymlaen llaw yng Nghyfnodolyn Swyddogol yr Undeb Ewropeaidd (OJEU)
Cyfarwyddeb 2004/18/EC

a) Dim tendrau na thendrau priodol mewn ymateb i'r canlynol:

	Gweithdrefn agored
	Gweithdrefn gyfyngedig

b) Caiff y cynhyrchion dan sylw eu gweithgynhyrchu'n gyfan gwbl at ddiben ymchwil, arbrofi, astudio neu ddatblygu o dan yr amodau a nodir yn y Gyfarwyddeb (ar gyfer cyflenwadau'n unig) .

c) Dim ond cynigiwr penodol all ddarparu'r gwaith/nwyddau/gwasanaethau am resymau:

	Technegol
	Artistig
	Y maent a wnelo â diogelu hawliau unigryw

d) Brys mawr a achoswyd gan ddigwyddiadau nad oedd modd i'r awdurdod contractio eu rhagweld ac yn unol â'r amodau caeth a nodir yn y Gyfarwyddeb.

e) Archebir gwaith/cyflenwadau/gwasanaethau ychwanegol yn unol â'r amodau caeth a nodir yn y Gyfarwyddeb.

f) Gwaith/gwasanaethau newydd , sy'n ailadrodd gwaith/gwasanaethau presennol ac a archebir yn unol â'r amodau caeth a nodir yn y Gyfarwyddeb.

g) Contract gwasanaeth a ddyfernir i'r ymgeisydd neu'r ymgeiswyr llwyddiannus ar ôl cystadleuaeth gynllunio.

h) Ar gyfer cyflenwadau y rhoddir dyfynbris ar eu cyfer ac a brynir ar farchnad nwyddau.

i) Ar gyfer prynu cyflenwadau ar delerau hynod fanteisiol:

	gan gyflenwr sy'n terfynu ei weithgareddau busnes
	gan dderbynwyr neu ddiddymwyr methdaliad, trefniant â chredydwyr neu weithdrefn debyg.

j) Roedd pob tendr a gyflwynwyd mewn ymateb i weithdrefn agored, gweithdrefn gyfyngedig neu ddeialog cystadleuol yn afreolaidd neu'n annerbyniol. Dim ond y cynigwyr hynny sydd wedi bodloni'r meini prawf dewis ansoddol sydd wedi'u cynnwys yn y trafodaethau

Cyfiawnhad arall dros ddyfarnu'r contract heb gyhoeddi hysbysiad o gontract ymlaen llaw yn yr OJEU:

k) Mae a wnelo'r contract â gwasanaethau a restrir yn Atodiad B o Gyfarwyddeb 2004/18/EC neu yn Atodiad XVII B o Gyfarwyddeb 2004/17/EC

l) Mae'r contract yn disgyn y tu allan i gwmpas cymhwyso'r gyfarwyddeb berthnasol.

Yn ogystal â'r blwch/blychau a diciwyd uchod, esboniwch, mewn modd clir a chynhwysfawr, pam bod dyfarnu'r contract heb gyhoeddi hysbysiad o gontract ymlaen llaw yn yr OJEU yn gyfreithiol, gan nodi'r ffeithiau perthnasol ac, os yw'n briodol, gasgliadau'r g

King's College London procured an Estates and Facilities Planned Maintenance, Helpdesk and Facilities Management System in 2010 following a Restricted Procedure (OJEU Notice 2008/S 250-334176). The contract was awarded to Planon following selection and evaluation in accordance with the ITT. Following award, a significant investment was made in the implementation of the solution, which included training users, installing and hosting the software and ongoing support of the system, which is now fully embedded in the university as a live system. Recent developments in the use of mobile devices, expansion of the number of users, and use of cloud-based systems for hosting and storage of data now require that this contract be extended to more than triple the number of concurrent users, add mobile device user modules and move hosting to a cloud-based provider. These changes will have a consequential impact on the licence, support and maintenance, and hosting fees that represents a material change to the original contract. However, whilst this represents a material change, the system remains useful, and the cost of change to a new system is prohibitive. Planon have exclusive rights in the software, and and no other economic operator is in a position to offer the ongoing support of the system. For this reason, the services required can only be provided by one economic operator.