HYSBYSIAD O GONTRACT - CENEDLAETHOL

1 Manylion yr Awdurdod

1.1

Enw a Chyfeiriad yr Awdurdod

1.2

Cyfeiriad ar gyfer cael dogfennaeth

1.3

Mae'n rhaid dychwelyd dogfennau wedi'u cwblhau at:

2 Manylion y Contract

2.1

Teitl

Datblygu gwefan newydd Archives Wales/ Archifau Cymru.

2.2

Disgrifiad o'r nwyddau neu'r gwasanaethau sydd eu hangen

Manyleb y prosiect

I gyflawni templed cynllun Wordpress newydd ar gyfer gwefannau Archives Wales ac Archifau Cymru, ynghyd â brandio newydd, i hybu a darparu gwybodaeth ar wasanaethau archifau ledled Cymru.

Dylai’r gwefannau Archives Wales / Archifau Cymru fod yn hwb dwyieithog, deinamig ‘sy’n ‘siop un stop’ o wybodaeth, yn cynrychioli gwasanaethau archifau yng Nghymru ar lefel genedlaethol. Bydd yn rhoi mynediad i gatalog yr Hwb Archifau (o Fawrth 2027) gan alluogi defnyddwyr i chwilio adnoddau archifol o unrhyw ystorfa yng Nghymru a’r DU. Bydd y wefan yn darparu gwybodaeth ar ystod o brosiectau cydweithredol ac adnoddau, manylion cyswllt ar gyfer pob gwasanaeth, erthyglau newyddion a chanllawiau ‘sut mae gwneud’, ac ardal gaeedig ar gyfer pecyn cymorth i staff.

Gofynion

Mae cyflawni’r gofynion isod yn hanfodol:

• Templed cynllun dwyieithog sydd yn fodern a hygyrch i bob defnyddiwr ac sydd wedi’i gynllunio i’w ddefnyddio ar safleoedd cyfredol Wordpress.

• Templed fydd yn galluogi golygyddion i ddiweddaru a chynnal cynnwys y gwefan, gyda hyfforddiant wedi’i ddarparu cyn i’r wefan fynd yn fyw.

• Mudo cynnwys cyfredol penodol i’r templed newydd, ac amser neilltuedig i olygyddion ddiweddaru a chreu cynnwys newydd cyn i’r wefan newydd fynd yn fyw.

• Prototeip llwyfannu rhyngweithiol o’r cynllun i alluogi golygyddion a rhanddeiliaid i brofi cynnwys a ffwythiant cyn cyhoeddi’r wefan fyw.

• Ardal Pecyn Cymorth Staff i roi mynediad at adnoddau hyrwyddo a deunyddiau hyfforddi sydd ddim yn weladwy i’r cyhoedd.

• Gwe-lywio hwylus rhwng y gwefannau a thudalennau Cymraeg a Saesneg fel ei gilydd.

• Brandio a logo Archifau Cymru - Archives Wales newydd.

• Dyfynbris am gynnal a chadw a chefnogaeth bellach (cost yr awr)

• Pecyn hyfforddiant ar gyfer staff

• Optimeiddio Peiriannau Chwilio ar gyfer y gwefannau Cymraeg a Saesneg fel ei gilydd.

Ystyriaethau

a. Hygyrchedd

Rhaid i’r wefan gwrdd â safonau hygyrchedd a defnyddioldeb. Rhaid iddi gydweddu ar draws porwyr a dyfeisiau symudol. Mae angen felly iddi fod yn gydweddol â thechnoleg cynorthwyol e.e. darllenwyr sgrîn a chwyddwydrau, darllenwyr digidol a meddalwedd ailchwarae.

Rhaid iddi ddiwallu anghenion a galluoedd amrywiol defnyddwyr a bod yn hygyrch yn unol â Chanllawiau Hygyrchedd y We. http://www.w3.org/WAI/

Rhaid i gyrff y Sector Cyhoeddus gydymffurfio â Rheoliadau Hygyrchedd 2018 Cyrff Sector Cyhoeddus (Gwefannau ac Apiau ar gyfer Dyfeisiau Symudol) a’r Ddeddf Cydraddoldeb 2010 https://www.legislation.gov.uk/uksi/2018/852/made

Rhaid i’r wefan gwrdd â safon WCAG 2.2AA a rhaid darparu datganiad hygyrchedd.

https://www.gov.wales/accessibility-standards-govwales

https://www.gov.uk/government/publications/sample-accessibility-statement

Mae angen i’r rhyngwyneb fod yn hawdd ei ddeall a’i ddefnyddio, ac mae angen i chwilio fod yn gywir ac yn rhwydd.

b. Cynllun a Gosodiad / Ergonomeg

Dylai fod gan y safle newydd gynllun modern, hawdd ei ddefnyddio, sy’n defnyddio lliwiau ac elfennau cynllun i amlygu’r gwaith a’r gwasanaethau a gynigir gan y sector archifau yng Nghymru. Mae’n hanfodol bod ymwelwyr i’r safle yn gallu cael hyd i’r wybodaeth y maen nhw eu hangen yn yr iaith ddewisol drwy we-lywio’r safle yn hawdd.

c. Gofynion iaith Gymraeg

Yn unol â Rheoliadau Safonau Iaith Gymraeg (Rhif. 7) 2018 bydd angen i’r wefan fod ar gael yn Saesneg a’r Gymraeg.

https://business.senedd.wales/mgIssueHistoryHome.aspx?IId=21301

Mae’r gwefannau Cymraeg a Saesneg ar wahân ar hyn o bryd, gyda’r opsiwn i newid iaith ar y dudalen hafan yn unig, yn hytrach nag ar bob tudalen.

Bydd angen cyfnewid yn ôl parth ac iaith gyd-destunol ar gyfer cynllun y wefan newydd.

d. Prototeip

Bydd y cwmni buddugol yn darparu prototeip rhyngweithiol o’r darpar gynllun i’r golygfeydd isod:

• Prif dudalennau hafan

• Tudalennau glanio ar gyfer pob prif adran

• Pecyn cynllunio ar gyfer pob elfen o fewn tudalen

• Rhyngwyneb sydd yn ymateb i bob un o’r golygfeydd

Rydyn ni’n disgwyl bod cynllun cyntaf pob golygfa yn cael ei gyflwyno, yna cyfle i ni ofyn am newidiadau hyblyg sydd yn gyfystyr ag un ailgread o’r cais gwreiddiol, cyn cyflwyno’r prototeip terfynol. Dylid cynnwys newidiadau ychwanegol ar sail profi gan ddefnyddwyr o fewn y pris. Bydd bob cam yn cael ei gymeradwyo cyn symud ymlaen i’r cam olaf pan gaiff y cynnyrch ei gyflawni.

e. Cyfieithu a phrawf ddarllen

Gofynnwn i’r cynigydd buddugol weithio gyda ni i sicrhau bod pob testun Cymraeg yn cael ei wirio a’i brawf ddarllen cyn i’r cynnwys fynd yn fyw. Os bydd angen newidiadau o’r Saesneg i’r Gymraeg, bydd y cyfieithiadau terfynol yn cael eu penderfynu arnynt gennym ni i sicrhau cywirdeb cyn dychwelyd atoch chi i’w hychwanegu at y wefan.

NODER: Ewch i'r Wefan yn https://www.sell2wales.gov.wales/Search/Search_Switch.aspx?ID=157702 i gofrestru eich diddordeb yn yr hysbysiad hwn a chael unrhyw wybodaeth ychwanegol.

Mae'r awdurdod dyfarnu wedi nodi y bydd yn derbyn ymatebion electronig i'r hysbysiad hwn drwy'r cyfleuster 'Blwch Postio Cyflwyno Tendrau'. Mae rhagor o fanylion am y cyfleuster hwn ar gael yn https://www.sell2wales.gov.wales/sitehelp/help_guides.aspx.

Cynghorir cyflenwyr i ganiatáu digon o amser i lanlwytho dogfennau ac anfon yr ymateb electronig ymhell cyn yr amser cau er mwyn osgoi unrhyw broblemau munud olaf.

2.3

Cod a Dosbarthiad yr Hysbysiad

2.4

Cyfanswm maint neu gwmpas y tendr

Trosolwg

Cofnod ysgrifenedig o’n bywydau yw Archifau - yn darparu tystiolaeth o weithgareddau sefydliadau, busnesau, pobl a chymunedau. Mae archifau’n darparu gwybodaeth neu dystiolaeth o brofiad uniongyrchol sy’n ymwneud â digwyddiadau neu ffigurau hanesyddol, a gallent gynnwys eitemau fel llythyrau, adroddiadau, cofrestrau, mapiau, ffotograffau a ffilmiau, ffeiliau digidol a recordiadau sain. Cedwir y cofnodion hyn yn ddiogel gan wasanaethau archifau ledled Cymru, fel eu bod yn hygyrch nawr ac yn y dyfodol, a fel y gellir eu defnyddio i gefnogi nodau sefydliadol a blaenoriaethau strategol.

Cyngor Archifau a Chofnodion Cymru (CAChC neu ‘ARCW’) yw'r corff partneriaeth strategol ar gyfer gwasanaethau archifau yng Nghymru, gydag aelodaeth o 23 o wasanaethau a ariennir gan awdurdodau lleol a phrifysgolion; archifau annibynnol a gyfansoddwyd yn ffurfiol, a sefydliadau cenedlaethol. Mae ARCW yn gweithio gyda Llywodraeth Cymru i gyflawni prosiectau Cymru gyfan. Mae 'Archifau Cymru' ac ‘Archives Wales’ yn gweithredu fel y brand hyrwyddo ar gyfer y bartneriaeth hon.

Mae Llyfrgell Genedlaethol Cymru, ar ran Cyngor Archifau a Chofnodion Cymru a Llywodraeth Cymru (LlC), yn chwilio cwmni i ddatblygu gwefan Archifau Cymru ddwyieithog newydd i weithredu fel canolfan 'siop un stop' sy'n darparu gwybodaeth am y cyfoeth o wasanaethau a gynigir gan ystorfeydd archifau yng Nghymru. Bydd y wefan hefyd yn cynnwys adnoddau a hyfforddiant i staff archifau.

Cyd-destun:

Mae gwefannau presennol Archifau Cymru ac Archives Wales yn bodoli fel pyrth at wybodaeth am fynediad i wasanaethau archifol i ymwelwyr tro cyntaf, manylion cyswllt, erthyglau newyddion a blog, gwybodaeth am brosiectau cydweithredol ledled Cymru, a phecyn cymorth staff.

Crëwyd y gwefannau cyfredol yn 2018, gan ddefnyddio templed sylfaenol Wordpress am ddim, ac ategyn hygyrchedd ychwanegol. Mae ARCW eisoes yn talu am y parthau a'r safleoedd Wordpress ‘Archifau.Cymru’ ac ‘Archives.Wales’ trwy danysgrifiad, a rheolir y cynnwys gan Reolwr Busnes ARCW.

Mae Llywodraeth Cymru wedi cynnig arian i greu templed cynllun newydd ar gyfer y wefan; i alluogi llywio llyfnach, estheteg fwy cyfoes a chynllun sy'n denu'r defnyddiwr i barhau i ddarllen erthyglau pellach, a modd newid yr iaith yn uniongyrchol ar bob tudalen.

Cefndir allweddol a gwybodaeth bellach:

Yma y ceir y wefan gyfredol:

https://archives.wales/ / https://archifau.cymru/

Mae brand Archives Wales / Archifau Cymru yn darparu gwybodaeth ac yn hyrwyddo ar wefannau’r cyfryngau cymdeithasol isod:

Facebook - @ArchifauCymru.ArchivesWales

Instagram - @ArchifauCymru.ArchivesWales

3 Amodau ar gyfer Cymryd Rhan

3.1

Safonau gofynnol a'r cymhwyster sydd ei angen

4 Gwybodaeth Weinyddol

4.1

Math o Weithdrefn

Un cam

4.2

Rhif cyfeirnod a roddwyd i'r hysbysiad gan yr awdurdod contractio

N/a

4.3

Terfynau Amser

4.5

Yr iaith neu'r ieithoedd y gellir ei/eu defnyddio i lunio tendrau neu geisiadau i gymryd rhan

4.6

Blwch Postio Cyflwyno Tendrau

5 Gwybodaeth Arall

5.1

Gwybodaeth Ychwanegol

5. Amserlennu a thargedau

Mae'r amserlen a'r targedau wedi'u hamlinellu yn y ddogfennaeth sydd ynghlwm.

6. Y Gyllideb

Caniateir cyllideb o ddim mwy na £40,000 (heb TAW) i gyflawni pob gofyniad. Mae’r swm yma ar gyfer datblygu ‘un-tro’ o dempled gwefan newydd Archives Wales / Archifau Cymru yn unig. Dylid cyflwyno un rhyw gostau ar gyfer cynnal a chadw a datblygu pellach mewn dyfynbris ar wahân (cost yr awr).

7. Gwerthuso ymatebion

Asesir ymatebion wrth ddarpar gynigwyr ar sail yr ymatebion a gyflwynir yn unig, a dyfernir y contract i’r cynigydd tendr sydd yn sgorio’r marciau uchaf yn y gwerthusiad.

Bydd y panel gwerthuso yn cynnwys 1 aelod o staff LlGC, 2 Swyddog ARCW, 1 cynrychiolydd o Lywodraeth Cymru, a Rheolwr Busnes a Hyfforddiant ARCW.

Er tryloywder, a fel bod cynigwyr tendr yn deall sut y gwerthusir eu cais tendro, ceir manylion y fethodoleg ar gyfer gwerthuso ceisiadau tendr yn erbyn y meini prawf yn atodlen 1 (Gwefan Archifau Cymru – Meini Prawf ar gyfer Gwerthuso Tendrau).

Asesir yr ymatebion yn erbyn y meini prawf canlynol:

• Ansawdd eich gwaith a chreadigrwydd, gan gynnwys rheoli prosiect a’r gallu i gyflawni: 70%

• Pris: 30%

Bydd y panel gwerthuso a benodir ar gyfer y caffaeliad yn cwrdd i gytuno a chymedroli sgoriau i bob maen prawf dyfarnu. Cyrhaeddir sgoriau terfynol fel canran o gyfanswm y sgôr dendr drwy ddefnyddio’r ffactorau pwysoli perthnasol.

Cyfunir y sgoriau ar gyfer pob maen prawf dyfarnu i gyrraedd sgôr allan o 100 fel canran. Yr ymateb tendr buddugol fydd yr ymateb tendr sy'n sgorio'r sgôr uchaf wrth ddefnyddio’r fethodoleg werthuso uchod.

8. Dyfarnu Contract a Derbyn y Tender

Hysbysir y cynigydd tendr a gynigir iddo’r Contract yn briodol drwy bortal GwerthwchiGymru. Seilir y dyfarniad, yn unol â’r Gwahoddiad i Dendro hwn, ar y tendr sydd fwyaf fanteisiol yn economaidd ar sail y meini prawf ar gyfer gwerthuso a amlinellir uchod.

Hysbysir y cynigwyr na fydd y Contract yn cael ei gynnig iddynt yn briodol drwy bortal GwerthwchiGymru a bydd ganddynt hawl i ofyn am adborth ar rinweddau a nodweddion cymharol eu priod-geisiadau tendro o’u cymharu â rhai’r tendr buddugol.

Dyfernir y Contract yn amodol ar gyfnod segur o 10 ddiwrnod o leiaf rhwng yr hysbysiad o’r penderfyniad ar y dyfarniad a chanlyniad y Contract. Os derbynnir cynrychioliadau yn ystod y cyfnod segur, mae’n bosib bydd angen i’r Cwsmer ohirio llunio’r Contract ac ymestyn y cyfnod segur hyd nes bod unrhyw broblemau wedi cael eu datrys; hysbysir cynigwyr tendr yn briodol.

Rhybuddir pob cynigydd tendr na ddylent gymryd unrhyw gamau gweithredol er enghraifft dechrau cyflawni’r Gwasanaethau, hyd nes bod y penderfyniad terfynol ar ddyfarnu wedi’i gyfathrebu i chi fel yr uchod. Ni ddylai cynigwyr tendr ychwaith, ymgymryd â gweithredoedd yn ymwneud â chyhoeddusrwydd, marchnata a hyrwyddo mewn unrhyw ffordd hyd nes y derbynnir cadarnhad i wneud. Ym mhob achos, dylai cynigwyr tendr geisio cymeradwyaeth gan y Cwsmer cyn ymgymryd ag unrhyw waith marchnata.

Cychwynnir Contract ffurfiol rhwng y Cwsmer a’r cynigydd tendr llwyddiannus. Y Telerau ac Amodau mewn grym ar gyfer y Contract fydd y rhai a gytunir rhwng Llyfrgell Genedlaethol Cymru a’r cynigydd tendr llwyddiannus oni a hyd nes y paratoir a gweithredir Contract ffurfiol, a bydd cynnig tendro y cynigydd, yn ogystal â derbyniad y Cwsmer ohono, fydd yn gyfystyr â Chontract rhwymedigol rhwng y partïon. Rhaid ymlynu i Delerau ac Amodau LlGC (Gweler Atodlen 1 wedi’i hatodi).

9. Safonau Iaith Gymraeg

Yn unol â Safonau Iaith Gymraeg:

• Mae croeso i chi gyflwyno eich tendr yn Gymraeg neu Saesneg.

• Ni fydd tendr a gyflwynir yn Gymraeg yn cael ei drin yn llai ffafriol na thendr a gyflwynir yn Saesneg.

10. Cwestiynau a Manylion Cyswllt

Dylid cyflwyno pob cais am eglurhad neu gwestiwn (boed yn ymwneud â’r ddogfen hon, gofyniad, neu ddogfen Cyflwyno’r Cais) cyn gynted â phosib drwy GwerthwchiGymru: https://www.sell2wales.gov.wales/

Bydd pob cwestiwn ac ateb a godir yn weladwy ar GwerthwchiGymru.

Ni fydd cwestiynau a dderbynnir ar ôl 12:00 (canol dydd) Dydd Iau, 13eg Tachwedd 2025, o reidrwydd yn cael eu hateb.

Y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno Tendrau yw 14:00 Dydd Llun 24ain Tachwedd.

(WA Ref:157702)

5.2

Dogfennaeth Ychwanegol

5.3

Dyddiad cyhoeddi'r hysbysiad hwn