HYSBYSIAD O GONTRACT - CENEDLAETHOL

1 Manylion yr Awdurdod

1.1

Enw a Chyfeiriad yr Awdurdod

1.2

Cyfeiriad ar gyfer cael dogfennaeth

1.3

Mae'n rhaid dychwelyd dogfennau wedi'u cwblhau at:

2 Manylion y Contract

2.1

Teitl

Tendr Diogelwch Gyrfa Cymru

2.2

Disgrifiad o'r nwyddau neu'r gwasanaethau sydd eu hangen

Amcangyfrifwn y bydd uchafswm gwerth y contract dros gyfnod o 3 blynedd gyda phosibilrwydd o estyniad 1 flwyddyn oddeutu £100,000. Yn ogystal, nodir manylion yn y tendr am osodiadau newydd a systemau larwm y bydd angen eu diweddaru yn ôl yr angen. Bydd amser dechrau'r contract yn wahanol ym mhob eiddo yn seiliedig ar yr adeg y daw’r contract presennol i ben.

Mae Gyrfa Cymru yn awyddus i benodi cwmni arbenigol ar gyfer pob un o'r tri lot i ddarparu'r gwasanaethau canlynol. Bydd swyddfeydd yn newid dros amser, felly mae angen opsiwn terfynu tri mis arnom. Ar ddechrau'r contract, rydym yn gofyn i'r cynigydd llwyddiannus gwblhau arolwg o'r adeilad gan gynghori ar addasrwydd y systemau larwm, gan sicrhau nad oes unrhyw un o'r larymau yn dibynnu ar linellau ffôn.

Mae gweithgareddau rheoli cyfleusterau yn cael eu rheoli trwy ein meddalwedd rheoli cyfleusterau, Trackplan. Bydd contractwyr yn cael mynediad priodol i'r system er mwyn lanlwytho unrhyw ddogfennaeth berthnasol, gan gynnwys asesiadau risg, datganiadau dull, tystysgrifau, ac adroddiadau gwasanaeth. Bydd gofyn i gontractwyr hefyd gofnodi gwybodaeth presenoldeb yn Trackplan, gan ddarparu cofnod cyflawn ac archwiliadwy o'r gwaith a wnaed ar draws yr ystad.

NODER: Ewch i'r Wefan yn https://www.sell2wales.gov.wales/Search/Search_Switch.aspx?ID=170250 i gofrestru eich diddordeb yn yr hysbysiad hwn a chael unrhyw wybodaeth ychwanegol.

Mae'r awdurdod dyfarnu wedi nodi y bydd yn derbyn ymatebion electronig i'r hysbysiad hwn drwy'r cyfleuster 'Blwch Postio Cyflwyno Tendrau'. Mae rhagor o fanylion am y cyfleuster hwn ar gael yn https://www.sell2wales.gov.wales/sitehelp/help_guides.aspx.

Cynghorir cyflenwyr i ganiatáu digon o amser i lanlwytho dogfennau ac anfon yr ymateb electronig ymhell cyn yr amser cau er mwyn osgoi unrhyw broblemau munud olaf.

2.3

Cod a Dosbarthiad yr Hysbysiad

2.4

Cyfanswm maint neu gwmpas y tendr

3. Systemau Larwm Tresmaswyr – dau archwiliad y flwyddyn

Rhaid i'r Contractwr archwilio, profi, gwasanaethu a chynnal a chadw systemau larwm tresmaswyr yn unol â:

• Chyfres BS EN 50131

• PD 6662

• Gofynion yr heddlu a'r yswiriwr lle bo'n berthnasol

Bydd hyn yn cynnwys:

• Profi'r holl synwyryddion, cysylltiadau, offer signalau a phaneli rheoli

• Gwirio cysylltiadau cyfathrebu â chanolfannau derbyn larymau

• Archwilio batris a chyflenwadau pŵer wrth gefn

• Diagnosis ac atgyweirio namau

• Gwiriadau perfformiad ar y system

• Cynhyrchu adroddiadau cynnal a chadw ac ardystio

________________________________________

4. Systemau Larwm Panig ac Ymosodiad Personol – dau archwiliad y flwyddyn

Bydd y Contractwr yn archwilio, profi a chynnal a chadw pob larwm panig, larymau gorfodaeth a systemau larwm ymosodiad personol.

Bydd hyn yn cynnwys:

• Profi bod yr holl ddyfeisiau actifadu'n weithredol

• Profi trefniadau signalau a monitro larymau

• Archwilio offer rheoli a chyfathrebu

• Gwirio trefniadau ymateb

• Cywiro namau

• Adrodd ar gydymffurfiaeth

Rhoddir ystyriaeth arbennig i systemau sydd wedi'u gosod mewn ardaloedd derbynfeydd, ystafelloedd cyfweld, amgylcheddau gwaith unigol a lleoliadau sy'n ymwneud â’r cyhoedd.

________________________________________

5. Atgyweiriadau Ymatebol a Gwasanaeth Galw mewn Argyfwng

Bydd y Contractwr yn darparu gwasanaeth ymateb brys 24 awr, 365 diwrnod y flwyddyn ar gyfer yr holl systemau y mae’r contractwr yn gyfrifol amdanynt.

Adrodd am Ddigwyddiadau a Chyswllt â'r Heddlu

Bydd y Contractwr yn cynnal gweithdrefnau cadarn ar gyfer riportio digwyddiadau ac yn sicrhau bod pob digwyddiad diogelwch yn cael ei adrodd yn brydlon i Gyrfa Cymru yn unol â’r protocolau uwchgyfeirio y cytunwyd arnynt. Pan fo digwyddiad yn cael ei adrodd i'r Heddlu neu pan fo’r Heddlu yn dod allan yn dilyn digwyddiad, dylid cael Rhif Cyfeirio Unigryw'r Heddlu (URN) perthnasol a'i gynnwys yn adroddiad y digwyddiad. Bydd hyn yn darparu llwybr archwilio clir, yn gymorth gydag unrhyw ymchwiliadau dilynol, ac yn hwyluso cyswllt effeithiol rhwng Gyrfa Cymru, y Contractwr, ac asiantaethau gorfodi allanol.

6. Rheoli Mynediad – dau ymweliad y flwyddyn

Bydd gwasanaethau rheoli mynediad yn cynnwys archwilio, profi, cynnal a chadw, atgyweirio a darparu cefnogaeth ar gyfer pob offer rheoli mynediad, gan gynnwys rheolwyr drysau, cloeon electronig, darllenwyr cardiau, ffobiau, meddalwedd, cyflenwadau pŵer a seilwaith cysylltiedig. Bydd y Contractwr yn sicrhau bod systemau'n parhau i fod yn gwbl weithredol, yn ddiogel ac yn cydymffurfio â’r Safonau Prydeinig perthnasol, gofynion diogelwch tân ac argymhellion gwneuthurwyr. Bydd cynnal a chadw yn cynnwys diweddariadau meddalwedd, profi batris, cefnogaeth gweinyddu defnyddwyr, cywiro namau a gwasanaethau galw allan mewn argyfwng.

Mae systemau rheoli mynediad fel arfer yn cael eu cynnal yn unol â:

• Systemau Rheoli Mynediad Electronig BS EN 60839

• BS EN 50133 (gosodiadau hŷn)

• Gorchymyn Diwygio Rheoleiddio (Diogelwch Tân) 2005

• GDPR y DU pan fo data personol yn cael ei brosesu

Cyflwynwch gais tendr ar wahân ar gyfer pob lot – mae'r gwasanaethau sydd eu hangen yn amrywio o'r naill swyddfa i'r llall ac maent wedi'u rhestru o fewn manylion y Lot

Lot 1

• Y Barri – rheoli mynediad, larwm panig

• Tŷ St Ina Caerdydd – larwm tresmaswyr,

• Coed-duon - goleuadau argyfwng, larwm panig

• Cwmbrân - larwm tresmaswyr, larwm panig

• Glynebwy - larwm tresmaswyr, larwm panig

• Casnewydd - larwm tresmaswyr, larwm panig

• Tŷ Churchill Caerdydd - rheoli mynediad, larwm tresmaswyr, larwm panig

• Merthyr - larwm tresmaswyr, larymau panig

• Pontypridd - larymau panig, larwm tresmaswyr, rheoli mynediad

Lot 2

•

• Aberystwyth - larwm panig, larwm tresmaswyr

• Pen-y-bont ar Ogwr - larwm tresmaswyr a larwm panig

• Caerfyrddin - larwm tresmaswyr a larwm panig

• Hwlffordd - larwm tresmaswyr, larwm panig

• Llanelli - larwm panig, larwm tresmaswyr

• Castell-nedd - larwm panig, larwm tresmaswyr

Lot 3

• Y Drenewydd - Larymau panig

• Bangor - Larymau panig, larwm tresmaswyr

• Wrecsam - larwm tresmaswyr, larwm panig,

• Caergybi - larwm panig

• Llandudno - Larwm tresmaswyr, rheoli mynediad

• Porthmadog - larymau panig, larwm tresmaswyr, rheoli mynediad

• Y Rhyl - larymau panig, rheoli mynediad

• Queensferry - rheoli mynediad, larymau panig

3 Amodau ar gyfer Cymryd Rhan

3.1

Safonau gofynnol a'r cymhwyster sydd ei angen

Cwestiynau a matrics sgorio

Rhowch atebion i'r cwestiynau canlynol ar draws 2 adran.

Bydd eich atebion yn cael eu sgorio yn ganrannol fel y nodir ym mhob cwestiwn er hwylustod ar gyfer y matrics sgorio.

Adran 1: Pris - bydd hyn yn cyfrif am 30% o sgôr y cynnig.

Rhowch un gost sefydlog ar gyfer y gofynion canlynol sy'n cwmpasu cyfnod o bedair blynedd – pris i gynnwys unrhyw gynnydd canrannol blynyddol.

1. Dau ymweliad i archwilio systemau larwm panig, larwm tresmaswyr a rheoli mynediad

2. I gynnwys costau monitro

3. Hefyd, costau monitro'r heddlu

4. Cost y gwasanaeth ymateb brys 24 awr 365 diwrnod y flwyddyn

5. Cost 3 galw allan brys y flwyddyn (cyfanswm o 12 dros gyfnod y tendr)

6. Cost adroddiad arolwg cychwynnol

Bydd y tendr yn cael ei farcio ar gyfanswm cost y contract 4 blynedd ar gyfer un safle

Adran 2: Ansawdd - bydd hyn yn cyfrif am 70% o sgôr y cais. Uchafswm nifer y geiriau fesul adran yw 200 gair ac ni fydd unrhyw eiriau dros y cyfrif hwn yn cael eu hystyried.

• Disgrifiwch eich profiad o ddarparu, larymau tresmaswyr, teledu cylch cyfyng a gwasanaethau rheoli mynediad ar gyfer sefydliadau o faint a chymhlethdod tebyg. 15%

• Esboniwch sut rydych chi'n sicrhau cydymffurfiaeth â’r Safonau Prydain perthnasol a rheoliadau'r diwydiant. 10%

• Sut ydych chi'n rheoli uwchraddio technoleg ac offer sy’n cyrraedd diwedd oes? 5%

• Sut fyddwch chi'n sicrhau bod archwiliadau statudol yn cael eu cwblhau'n brydlon? 5%

• Disgrifiwch eich trefniadau ymateb brys. 10%

• Sut ydych chi'n cynnal ardystiadau a chymhwysedd technegol peiriannydd? 5%

• Sut fyddwch chi'n lleihau allyriadau carbon sy'n gysylltiedig â'r contract hwn? 10%

• Disgrifiwch sut rydych chi'n cydymffurfio â Deddf Cydraddoldeb 2010. 10%

Sgorio

Manylion Cyflwyno

Adran A: Pris 30%

Bydd y tendr yn cael ei sgorio ar sail pris yn y dull canlynol:

pris y tendr cydymffurfiol isaf

Sgôr pris = pris y tendrwr x 30

Tendrwr Pris Fformiwla Sgôr pris

A £80,000 £80,000 / £80,000 × 30 30.00

B £90,000 £80,000 / £90,000 × 30 26.67

C £100,000 £80,000 / £100,000 × 30

24.00

Y fethodoleg sgorio

Sgôr Gradd Disgrifiad

5 Rhagorol Mae'r ymateb yn bodloni'r gofyniad yn llawn ac yn darparu ateb cynhwysfawr gyda thystiolaeth dda. Mae'n dangos dealltwriaeth gref, profiad perthnasol, methodoleg glir, cynigion cyflawni realistig a gwerth ychwanegol. Ni nodir unrhyw wendidau sylweddol.

4 Da Mae'r ymateb yn bodloni'r gofyniad yn dda ac yn darparu ateb clir a chredadwy. Mae'n cynnwys tystiolaeth berthnasol ac yn dangos dealltwriaeth dda, er y gallai fod mân fylchau neu feysydd lle byddai rhagor o fanylion wedi cryfhau'r ymateb.

3 Derbyniol Mae'r ymateb yn bodloni'r gofyniad craidd ac yn foddhaol ar y cyfan. Mae'n darparu rhywfaint o dystiolaeth berthnasol, ond nid oes manylion, dyfnder, eglurder ynddo nac enghreifftiau penodol mewn rhai meysydd.

2 Gwan Mae'r ymateb yn bodloni'r gofyniad yn rhannol yn unig. Mae'n cynnwys tystiolaeth gyfyngedig, diffyg manylder, neu mae’n codi pryderon am allu'r tendrwr i gyflawni'r gofyniad yn effeithiol.

1 Gwael Mae'r ymateb yn sylweddol ddiffygiol. Ychydig iawn o dystiolaeth berthnasol sydd wedi’i darparu, ac nid yw'n mynd i'r afael â'r gofyniad yn ddigonol, neu mae’n arwain at bryderon sylweddol.

0 Annerbyniol / Ddim yn cydymffurfio Ni ddarparwyd ymateb, neu mae'r ymateb yn methu â mynd i'r afael â'r gofyniad, nid yw'n cydymffurfio, neu nid oes modd ei werthuso.

Ar gyfer pob cwestiwn ar ansawdd, bydd y sgôr a ddyfernir yn cael ei throsi'n farciau wedi'u pwysoli gan ddefnyddio'r fformiwla ganlynol:

Marc wedi’i bwysoli = sgôr a ddyfarnwyd x marciau ar gael ar gyfer y cwestiwn hwnnw

5

Er enghraifft, os yw cwestiwn yn werth 10 marc a thendrwr yn sgorio 4 allan o 5, y marc wedi'i bwysoli fyddai:

for each quality question, the score awarded will be converted into weighted marks using the following formula. (Score awarded divided by 5 x marks available for that question)

For example, if a question is worth 10 marks and a tenderer scores 4 out of 5, the weighted mark would be 8 (4 divided by 5 x 10=8

4 Gwybodaeth Weinyddol

4.1

Math o Weithdrefn

Un cam

4.2

Rhif cyfeirnod a roddwyd i'r hysbysiad gan yr awdurdod contractio

N/a

4.3

Terfynau Amser

4.5

Yr iaith neu'r ieithoedd y gellir ei/eu defnyddio i lunio tendrau neu geisiadau i gymryd rhan

4.6

Blwch Postio Cyflwyno Tendrau

5 Gwybodaeth Arall

5.1

Gwybodaeth Ychwanegol

Gellir cyflwyno tendrau ar gyfer y gwaith hwn yn Gymraeg neu yn Saesneg. Ni fydd tendrau a gyflwynir yn Gymraeg yn cael eu trin yn llai ffafriol na'r rhai a gyflwynir yn Saesneg. Bydd y dyddiadau cau ar gyfer y Tendr yr un fath ar gyfer y rhai a gyflwynir yn Gymraeg a Saesneg. Bydd yr amserlen ar gyfer ymateb i'r ceisiadau yn Gymraeg yr un fath â'r rhai a gyflwynwyd yn Saesneg

Rhaid cyflwyno tendrau trwy'r porth tendro dynodedig. Ni dderbynnir cyflwyniadau trwy e-bost neu unrhyw lwybr arall. Dylid cyflwyno tendrau erbyn 1pm ar 9 Gorffennaf. Efallai na fydd tendrau a dderbynnir ar ôl y dyddiad a'r amser a nodwyd yn cael eu hystyried.

(WA Ref:170250)

5.2

Dogfennaeth Ychwanegol

5.3

Dyddiad cyhoeddi'r hysbysiad hwn