Disgrifiad o'r contract
Mae’r Ombwdsmon yn gwahodd tendrau ar gyfer darparu gwasanaethau teleffoni a chanolfan alwadau wedi’u teilwra i anghenion y swyddfa.
Ffocws y gwasanaeth fydd darparu gwasanaeth teleffoni sydd:
• yn hawdd i’w lywio gan ddefnyddwyr gwasanaeth OGCC sy’n ein ffonio drwy ein llinellau ffôn i’w galluogi i gael eu cysylltu ag aelod perthnasol o staff OGCC mewn modd amserol.
• o ansawdd sain da ac yn ddibynadwy a sefydlog o ran cysylltiad.
• galluogi staff OGCC i ateb galwadau drwy system ffôn meddal ar y cyfrifiadur, pa un a ydynt yn gweithio yn swyddfa OGCC neu’n gweithio gartref.
• ag adroddiadau data rheoli da
• sydd â swyddogaeth canolfan alwadau i alluogi galwadau i gael eu cyfeirio at Giwiau Galw priodol, ac i'r galwadau hynny gael eu dosbarthu'n deg i'r rhai sy'n delio â galwadau rheng flaen.
Y trefniant cyfredol
Mae’r rhan fwyaf o staff yn gweithio mewn modd hybrid, gan weithio yn bennaf o gartref, ond hefyd yn gweithio o’n swyddfeydd ym Mhen-coed, Pen-y-bont ar Ogwr yn lled-rheolaidd.
Mae gennym tua 75 o staff, pob un â'u rhif estyniad llinell ddeialu uniongyrchol eu hunain.
Mae OGCC yn derbyn galwadau ffôn gan amryw o ddefnyddwyr gwasanaeth naill ai’n uniongyrchol i swyddogion achos neu aelod arall o staff drwy rif deialu uniongyrchol, neu drwy ffonio ein prif linell ffôn sydd wedyn yn cael ei chyfeirio drwy gymhwysiad canolfan alwadau at staff enwebedig o’r ganolfan alwadau.
Ar hyn o bryd mae gennym y nifer cyfartalog o alwadau bob wythnos:
• 100 x o Alwadau i mewn i staff teleffoni rheng flaen trwy'r prif giwiau
• 200 x o Alwadau i mewn i estyniadau llinell uniongyrchol
• 200 x o Alwadau allan
Mae’r cymhwysiad canolfan alwadau OGCC yn gweithio trwy weinydd ar y safle.
Mae gan staff y ganolfan alwadau ffonau SIP pwrpasol yn eu cartref ac yn swyddfeydd OGCC ym Mhen-coed. Mae gan yr holl staff eraill setiau llaw pwrpasol yn swyddfa OGCC yn unig, ond caiff galwadau eu cyfeirio drwy wasanaeth ffôn meddal ar-lein (Circuit) pan fyddant yn gweithio gartref.
|